2005-01-31, 14:15

KY-myndigheten administrerar dubbelt så många ärenden med samma personal

– Nu administrerar vi dubbelt så många ärenden med samma personal. Vi använder Digital Diarys W3D3 till all diarieföring samt hantering av viktiga verksamhetsprocesser integrerat med andra verksamhetssystem, säger Torsten Balslev, it-ansvarig, KY-myndigheten.

Anpassningar till myndigheters arbetstänkande
Valet föll på W3D3, bland annat tack vare de vida möjligheterna till integration med övriga verksamhetssystem, samt stöd för arbetsflöden och processer.

– Viktigt var även möjligheten till automatiska flöden, automatisk registrering, elektronisk sökbart arkiv, möjlighet för XML-arkivering för hela diariet, inskanningsmöjligheter med automatisk OCR, samt anpassningsmöjligheten till myndigheters arbetstänkande. På dessa fronter slår W3D3 många konkurrenter, fortsätter Torsten Balslev.

En av KY-myndighetens kärnprocesser är ansökningar om utbildningar som inkommer via webbformulär (e-tjänst) och sedan direkt diarieförs i systemet. Det rör sig om ca 1000 ansökningar á 25 A4-sidor per år.

Besparingarna i tid och pengar efter införandet av W3D3 har varit över förväntan.

– Vår kärnprocess med ansökningar har efter införelsen av W3D3 och ändrade arbetsprocesser inneburit att handläggningstiden minskats från 8 månader till 12 veckor! Detta är enbart möjligt med ett system av W3D3s karaktär, säger Torsten och fortsätter:

– Sökbara dokument, automatisk registrering av ärende/handlingar, och arbetsflöden har skapat de största tidsvinsterna. Vi har nästan dubbel så många ärenden som året innan W3D3, och detta administreras nu av samma personalstyrka!

Vilka möjligheter ser då KY-myndigheten med W3D3 i framtiden?

– Vi tror på mer intelligenta tjänster för hantering av ett ständigt växande informationsflöde. Nya e-tjänster (utväxling av ärende/dokument med andra myndigheter, e-signatur integrerat i systemet) för en effektivare hantering av ärenden, dokument och beslut på en myndighet, avslutar Torsten.

Digital Diary

Ytterligare information:
http://www.d2.se

Skriven av: Uppsalanytt

1421